Privacyverklaring Knuffies

Versie 1.1 – september 2026

Knuffies is een initiatief binnen de werking van Pleegouderforum vzw. Pleegouderforum vzw is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Deze verklaring geldt voor www.knuffies.be en voor het contact met Knuffies in het kader van dit initiatief.

1. Wie zijn wij?

Pleegouderforum vzw

Ondernemingsnummer: 0800.790.329

Adres: Tulpenlaan 25, 1880 Kapelle-op-den-Bos

Website Knuffies: https://www.knuffies.be

E-mail Knuffies: info@knuffies.be

E-mail Pleegouderforum: info@pleegouderforum.be

Je kunt via deze e-mailadressen vragen stellen over deze verklaring of je privacyrechten uitoefenen. Vermeld daarbij dat je vraag over Knuffies gaat.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

De gegevens hangen af van de manier waarop je met Knuffies in contact komt. We vragen je om alleen informatie te delen die nodig is voor je vraag of aanmelding.

2.1 Bezoek aan de website

Bij een bezoek aan www.knuffies.be kunnen technische gegevens en gebruiksgegevens worden verwerkt, zoals informatie over je apparaat en browser, bezochte pagina's, datum en tijdstip, interacties met de website, verkeersbron, beperkte geografische informatie en online identificatoren. Gegevens die nodig zijn om de website te laten werken en te beveiligen, kunnen ook zonder analytische toestemming worden verwerkt. Voor Google Analytics en andere niet-noodzakelijke analytische of trackingtechnologie geldt de toestemming die in onderdeel 7 wordt beschreven.

2.2 Contact en algemene vragen

Als je een formulier invult of ons een e-mail stuurt, kunnen we je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, de inhoud van je bericht en andere informatie die je zelf verstrekt verwerken. We gebruiken die informatie om je vraag te behandelen en met je te communiceren.

2.3 Nieuwsbrief en updates

Als je je voor de Knuffies-nieuwsbrief aanmeldt, verwerken we de gegevens die nodig zijn om je inschrijving te beheren en de nieuwsbrief te versturen, in het bijzonder je naam en e-mailadres. Waar van toepassing verwerken we ook gegevens over je aanmelding, bevestiging en uitschrijving om je keuze te kunnen respecteren en aantonen. Een contactaanvraag of kandidatuur betekent op zichzelf geen inschrijving voor de nieuwsbrief.

2.4 Kandidaat-Knuffies en vrijwilligers

Als je je als kandidaat-Knuffie of vrijwilliger aanmeldt, kunnen we je naam, contactgegevens, opgegeven hoedanigheid, de informatie in je aanmelding en informatie uit de verdere communicatie verwerken. We gebruiken die gegevens om contact op te nemen, je kandidatuur te behandelen, je geschiktheid voor de vrijwilligersrol te beoordelen en, als een samenwerking tot stand komt, die praktisch te organiseren. Welke gegevens voor de beoordeling nodig zijn, hangt af van de concrete aanmelding.

Verstrek via een algemeen contactformulier geen medische gegevens, gegevens over baby's of patiënten, of andere gevoelige persoonsgegevens die niet nodig zijn voor je vraag. Als voor een concreet traject toch bijzondere categorieën persoonsgegevens noodzakelijk zijn, informeren we je daarover afzonderlijk en verwerken we die alleen als ook aan de aanvullende voorwaarden van de AVG is voldaan.

2.5 Ziekenhuizen en partnerorganisaties

Als je namens een ziekenhuis of andere organisatie contact opneemt of met Knuffies samenwerkt, kunnen we je naam, functie of hoedanigheid, zakelijke contactgegevens, naam van de organisatie en de inhoud van de communicatie verwerken. We gebruiken die gegevens om vragen en voorstellen te behandelen, afspraken te maken en de samenwerking te onderhouden. Deze verklaring beschrijft daarmee de gegevens van contactpersonen; ze is geen grondslag om via het algemene contactkanaal patiëntgegevens te delen.

3. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken gegevens om:

- de website aan te bieden, te onderhouden en te beveiligen;

- met Google Analytics, na de vereiste cookie-toestemming, te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken en de website te verbeteren;

- vragen en berichten te beantwoorden en op te volgen;

- nieuwsbriefinschrijvingen te beheren en nieuwsbrieven en gevraagde updates te versturen;

- aanmeldingen van kandidaat-Knuffies of vrijwilligers te behandelen, kandidaten te contacteren en een eventuele samenwerking te organiseren;

- contacten en samenwerking met ziekenhuizen en andere partnerorganisaties te beheren;

- te voldoen aan wettelijke verplichtingen die voor Pleegouderforum vzw gelden.

4. Op welke rechtsgrond verwerken we persoonsgegevens?

De rechtsgrond hangt af van het doel; het indienen van een formulier geldt niet als toestemming voor elke verdere verwerking.

- Toestemming (artikel 6, lid 1, a AVG): voor de nieuwsbrief en voor Google Analytics of andere niet-noodzakelijke analytische of trackingtechnologie waarvoor toestemming vereist is. Je kunt toestemming op elk moment intrekken. Dat doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

- Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f AVG): voor het beantwoorden van gewone vragen, de beveiliging en het beheer van de website, het beoordelen en organiseren van vrijwillige aanmeldingen, en het onderhouden van zakelijke contacten met ziekenhuizen en partners. Ons belang is een veilige en werkbare uitvoering van het Knuffies-initiatief. Daarbij wegen we dat belang af tegen de belangen en rechten van de betrokken personen. Je kunt tegen een verwerking op deze grond bezwaar maken.

- Stappen vóór of uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, b AVG): alleen waar gegevens van de betrokkene daadwerkelijk nodig zijn om op diens verzoek een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren. Dit kan bij een concrete vrijwilligersafspraak of andere overeenkomst aan de orde zijn; de rechtsgrond wordt niet automatisch toegepast op alle kandidaten of op contactpersonen van een organisatie.

- Wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, c AVG): voor gegevens die Pleegouderforum vzw op grond van toepasselijke administratieve, boekhoudkundige of andere wettelijke regels moet verwerken of bewaren.

Als een verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens aan de orde is, volstaat een rechtsgrond uit artikel 6 AVG niet op zichzelf. Dan moet ook een toepasselijke voorwaarde uit artikel 9 AVG bestaan.

5. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Waar geen vaste termijn geldt, hanteren we de volgende criteria. Een wettelijke bewaarplicht of een concrete noodzaak voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering kan een langere bewaring vereisen.

- Contactvragen: zolang dat nodig is om de vraag te beantwoorden en een noodzakelijke opvolging af te ronden.

- Nieuwsbrief: zolang je ingeschreven bent. Na uitschrijving gebruiken we je gegevens niet meer voor nieuwsbriefverzending. Een beperkt bewijs van je keuze of een noodzakelijke uitschrijvingsregistratie kan langer worden bewaard om die keuze te respecteren of aan te tonen.

- Kandidaat-Knuffies en vrijwilligers: tijdens de behandeling van de aanmelding en, bij een samenwerking, zolang de gegevens nodig zijn om die samenwerking te organiseren. Gegevens van een afgeronde of ingetrokken kandidatuur worden verwijderd zodra verdere opvolging of een andere geldige bewaarnodzaak ontbreekt.

- Ziekenhuizen en partners: zolang de gegevens nodig zijn voor het contact en de samenwerking, en daarna alleen zolang een concrete administratieve, wettelijke of geschilgerelateerde noodzaak bestaat.

- Technische en beveiligingsgegevens: zolang ze nodig zijn om de website te laten functioneren, te beveiligen en technische problemen te onderzoeken.

- Google Analytics: volgens de bewaartermijn die voor de gebruikte Analytics-omgeving is ingesteld; die gegevens worden niet verzameld voordat de vereiste toestemming is gegeven.

Je kunt ons via de contactgegevens in onderdeel 1 vragen welke bewaartermijn of welk verwijdercriterium in jouw situatie geldt.

6. Met wie delen we persoonsgegevens?

Pleegouderforum vzw verkoopt of verhuurt gegevens van Knuffies niet. Gegevens kunnen toegankelijk zijn voor personen binnen de werking die ze nodig hebben voor hun taak. Waar noodzakelijk voor het hierboven beschreven doel kunnen we gegevens delen met betrokken ziekenhuizen of partnerorganisaties, bijvoorbeeld om een concrete samenwerking te organiseren. Daarbij beperken we de gegevens tot wat nodig is.

Externe dienstverleners kunnen gegevens verwerken voor websitehosting, de Hostinger-cookiebanner, formulieren, e-mail en nieuwsbrieven, opslag en administratie, en websiteanalyse. Google Analytics is de dienst voor websiteanalyse. Google Tag Manager is technologie om tags op de website te beheren en te activeren; Tag Manager is op zichzelf niet het doel van de analyse. Dienstverleners krijgen alleen toegang voor zover dat nodig is voor hun opdracht. Waar de AVG dit vereist, maken we afspraken over hun verwerking en beveiliging.

Bij het gebruik van externe diensten kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte aan de orde zijn. Als dat gebeurt, moet daarvoor een geldige doorgiftegrond met passende bescherming bestaan. Je kunt ons vragen welke dienstverlener en welke waarborg op jouw gegevens van toepassing zijn.

7. Cookies, Hostinger, Google Analytics en Google Tag Manager

De website gebruikt de standaard cookiebanner en cookie-instellingen van Hostinger om je keuze over niet-noodzakelijke cookies en tags te beheren. Strikt noodzakelijke technische cookies kunnen worden gebruikt om de website te laten functioneren, te beveiligen of je cookiekeuze te onthouden. Daarvoor is geen cookie-toestemming vereist.

Google Analytics helpt ons statistisch te begrijpen hoe de website wordt gebruikt. Daarbij kunnen gegevens worden verwerkt over bezochte pagina's, interacties, apparaat en browser, tijdstip, verkeersbron, globale geografische herkomst en online identificatoren. Google Tag Manager beheert de plaatsing en activering van tags, waaronder de Google Analytics-tag. Het gebruik van Tag Manager maakt een analytische of andere niet-noodzakelijke tag niet noodzakelijk.

Google Analytics en andere niet-noodzakelijke analytische of trackingtags worden pas geactiveerd nadat je via de Hostinger-cookiebanner toestemming hebt gegeven voor de betreffende categorie. Als je die toestemming weigert, blijven die tags uit en kun je de website blijven gebruiken. Je kunt je keuze later via de cookie-instellingen van de website wijzigen of je toestemming intrekken.

8. Jouw rechten

Je hebt, binnen de voorwaarden van de AVG, het recht om te weten welke gegevens we verwerken en om inzage, verbetering, verwijdering of beperking van de verwerking te vragen. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Wanneer de wettelijke voorwaarden vervuld zijn, kun je ook gegevensoverdraagbaarheid vragen. Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken; voor de nieuwsbrief kan dat ook via de uitschrijfmogelijkheid in de nieuwsbrief.

Stuur je verzoek naar info@knuffies.be of info@pleegouderforum.be. Als het nodig is om je identiteit te controleren, kunnen we bijkomende informatie vragen. We antwoorden in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan de wettelijke termijn worden verlengd; daarover informeren we je binnen de eerste maand.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Pleegouderforum vzw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens binnen de Knuffies-werking te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging en ongewenste verspreiding. De website gebruikt een beveiligde HTTPS-verbinding voor het verzenden van gegevens. Toegang tot gegevens wordt beperkt tot personen die deze voor hun rol nodig hebben. Ook bij de inzet van externe dienstverleners houden we rekening met de beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevens.

10. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

We passen deze verklaring aan wanneer de Knuffies-werking, de website, gebruikte diensten of toepasselijke regels veranderen. De meest recente versie wordt gepubliceerd op www.knuffies.be.

Versie 1.1 – september 2026